Ефективно плануймо час
Час, втрачений з задоволенням, не вважається втраченим
Джон Леннон
Час - двояке поняття. З одного боку, ми маємо його у достатку, і ще багато в запасі. З іншого боку, кожна витрачена нами секунда - пройшла, і пройшла безповоротно. І головне питання - як ми витратили її.
Аналіз того, що ви хочете зробити і що ви дійсно робите, допомагає оцінити, наскільки ефективно ви використовуєте свій час.
Більшість систем управління часу зосереджується саме на раціональному розподілі часу, мало приділяючи уваги власне завданням і цілям. Але не всі. Наприклад, матриця Ейзенхауера допомагає сформулювати і ідентифікувати задачі, розподіляючи їх за ступенем важливості.
Матриця Ейзенхауера – досить відомий та ефективний метод короткострокового планування. Значення планування важко переоцінити. Будь-яка людина, що прагне досягнути успіху, повинна вміти правильно планувати свої справи. Це допоможе значно підвищити продуктивність праці. І саме для ефективного планування часто використовують матрицю Ейзенхауера.
Дану матрицю придумав Дуайт Девід Ейзенхауер – американський державний і військовий діяч, 34 президент США. Відчуваючи брак часу на виконання справ, посадовець весь час працював над вдосконалення свого робочого графіку та плануванням роботи.
Ідея матриці Ейзенхауера полягає у розстановці пріоритетів по ступені важливості та терміновості. Тому потрібно навчитися відрізняти важливі справи від термінових і відкидати справи, які не приносять жодної користі.
Матриця Ейзенхауера складається із 4-х квадратів, які мають різний пріоритет. Кожну заплановану справу у залежності від важливості та терміновості потрібно записати у відповідний квадрат.
Квадрат 1: Термінові і неважливі справи.
Такі справи рідко приближають нас до поставленої цілі. Здебільшого вони відволікають нас від робочого процесу та не дають зосередитися на справді важливих речах. Через свою терміновість такі справи можуть на перший погляд видатися важливими. Саме тому важливо не помилитися та не віднести їх до квадрату 2. Наприклад, до цієї категорії належать справи, які не відносяться до ваших безпосередніх обов’язків, але ви змушені їх виконувати по просьбі начальника. Таке завдання хоч повинно бути виконане швидко, але до квадрату 2 його не можна віднести, бо воно ні на крок не наближає вас до цілі.
Приклади термінових і неважливих справ:
- Громадська діяльність
- Збори, наради, мітинги
- Справи, які не стосуються ваших посадових обов’язків.
Квадрат 2: Термінові і важливі справи
В ідеальному варіанті даний квадрат повинен бути пустим. Виконання важливих справ у спішці може відобразитися на якості роботи. Найчастіше важливі справи стають терміновими через нашу лінь та безвідповідальність. Тому, щоб уникнути появи важливих і термінових справ, намагайтеся вчасно виконувати справи із інших квадратів. Як відомо, проблеми легше попередити, ніж вирішувати.
Приклади термінових і важливих справ:
- Невідкладні завдання
- Проект, в якого наближаються термін здачі
- Вирішення проблем зі здоров’ям.
Квадрат 3: Нетермінові і неважливі справи
Найчастіше виконання таких справ не приносить жодної практичної користі. Тому багато книжок по тайм менеджменту рекомендують взагалі не виконувати їх. Але більшість таких справ легкі та приємні у виконанні. Через це від них важко відмовитися. У такому випадку потрібно приступати до завдань із цієї групи в останню чергу та планувати на їх виконання обмежену кількість часу.
Приклади нетермінових і неважливих справ:
- Неважливі розмови по телефону
- Перегляд телебачення
- Комп’ютерні ігри
- Перегляд розважальних порталів, спілкування у соціальних мережах
Квадрат 4: Нетермінові і важливі справи
Зверніть увагу на цю групу справ: саме вони можуть принести найбільшу користь у майбутньому. Люди, які виділяють достатньо часу на виконання завдань із даного квадрату, найчастіше досягають успіху. Крім того, у цих справах ви можете якнайкраще показати всі свої здібності: відсутність обмежень по часу дозволяє вибирати найкращі шляхи розв’язання задач. Варто бути обережним, оскільки, якщо вчасно не виконати завдання із цього квадрату, вони стають терміновими і переходять у квадрат 2.
Перегляд нетермінових і важливих справ:
- Планування нових та аналіз старих проектів
- Вивчення іноземних мов
- Відвідування спортзалу
Визначивши це, можна зайнятися поліпшенням управління часом:
Зробіть тільки раз. Ми схильні забивати наш мозок тими завданнями, які не були зроблені, могли б бути зроблені або які нам хотілося або треба б зробити. Відкиньте це. Або зробіть, або забудьте - інакше це безглузда витрата часу.
Підійдіть розумно. Всі ваші починання незліченну кількість разів хтось починав робити до вас. Інформація завдяки Інтернету стала як ніколи доступною - навіщо тоді йти методом проб і помилок? Не треба винаходити велосипед, шукайте більш розумні шляхи.
Автоматизуйте. Існує величезна кількість комп'ютерних програм, які суттєво полегшують наше життя. Але поряд з ними створено багато програм автоматизації, алгоритмів, планувальників і матриць для нашого звичайного життя.
Залучайте третіх осіб. Не варто звалювати на себе весь вантаж. Той, хто сказав: «Якщо хочеш, щоб все було зроблено добре, роби все сам», мабуть, мав у своєму розпорядженні безодню вільного часу. Є люди, які можуть і хочуть допомагати вам, так чому не скористатися їхньою допомогою?
Продуктивність часу: Продуктивність сама собою випливає з ефективності. Найголовніше - усвідомити, що вам потрібно. Визначившись з тим, чого ви хочете домогтися, ви зможете спланувати це легко і швидко.
